แบบฝึกหัดที่ 1
ฐานข้อมูล (Database) หมายถึง กลุ่มของข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน และนำมาจัดเก็บในที่เดียวกัน
ระบบฐานข้อมูล (Database System) หมายถึง ระบบการจัดเก็บข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน เกี่ยวข้องเป็นเรื่องเดียวกัน รูปแบบเป็นระเบียบแบบแผน และจัดเก็บไว้ในที่เดียวกัน
ระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) Database Management System หมายถึง โปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการกำหนดลักษณะข้อมูลที่จะเก็บไว้ในฐานข้อมูล เพื่ออำนวยความ สะดวกในการบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูล เสมือนเป็นตัวกลางระหว่าง ผู้ใช้กับฐานข้อมูล
สรุปหน่วยที่ 1
ฐานข้อมูล (Database) หมายถึง กลุ่มของข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน และนำมาจัดเก็บในที่เดียวกัน
ระบบฐานข้อมูล (Database System) หมายถึง ระบบการจัดเก็บข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน เกี่ยวข้องเป็นเรื่องเดียวกัน รูปแบบเป็นระเบียบแบบแผน และจัดเก็บไว้ในที่เดียวกัน
ระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) Database Management System หมายถึง โปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการกำหนดลักษณะข้อมูลที่จะเก็บไว้ในฐานข้อมูล เพื่ออำนวยความ สะดวกในการบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูล เสมือนเป็นตัวกลางระหว่าง ผู้ใช้กับฐานข้อมูล
สรุปหน่อยที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับฐานข้อมูลและโปรแกรม Microsoft Access 2007
ระบบฐานข้อมูล (Database System)
คือ ระบบการจัดเก็บข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน เกี่ยวข้องเป็นเรื่องเดียวกัน โดยมีรูปแบบการจัดเก็บที่เป็นระเบียบแบบแผน และจัดเก็บไว้ในที่เดียวกันซึ่ง เป็นฐานข้อมูลขององค์กร ทำให้แต่ละหน่วยงานสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ และสามารถแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้ เมื่อมีการปรับปรุงข้อมูล ก็สามารถทำได้โดยผ่านตัวกลางที่เรียกว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS)
ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS)
คือ โปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการกำหนดลักษณะข้อมูลที่จะเก็บไว้ในฐานข้อมูล เพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูล กำหนดผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้ฐานข้อมูลได้ พร้อมกับกำหนดด้วยว่าให้ใช้ได้แบบใดนอก จากนั้นยังอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลและการแก้ไขปรับปรุงข้อมูล ทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย สะดวก และมีประสิทธิภาพ เสมือนเป็นตัวกลางระหว่างผู้ใช้กับฐานข้อมูลให้สามารถติดต่อกันได้ ซึ่งรายละเอียดของประโยชน์ในการใช้ระบบจัดการฐานข้อมูลจะได้กล่าวถึงต่อไป
ประโยชน์ในการใช้ระบบฐานข้อมูล
1. ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
2. ทำให้เกิดความสอดคล้องของข้อมูล
3. ควบคุมความถูกต้องของข้อมูล
4. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้
5. มีความปลอดภัย
6. ขจัดความขัดแย้งในการใช้ข้อมูลร่วมกัน
7. ข้อมูลที่จัดเก็บมีความทันสมัย
แต่ อย่างไรก็ตาม ในการใช้ฐานข้อมูลนั้น ถึงแม้ว่าการประมวลผลด้วยระบบจัดการฐานข้อมูลจะมีข้อดีหลายประการ แต่ก็จะมีข้อเสียอยู่บ้างดังต่อไปนี้
1. เสียค่าใช้จ่ายสูง
2. เกิดความสูญเสียข้อมูลได้
หลักการออกแบบฐานข้อมูล
ขั้นตอนในการออกแบบฐานข้อมูลนั้นมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. กำหนดวัตถุประสงค์ในการสร้างระบบฐานข้อมูล ว่าต้องการใช้จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใด
2. กำหนดวัตถุประสงค์ในการสร้างฐานข้อมูล ว่าต้องการใช้เพื่อทำอะไร และต้องการอะไรบ้าง
3. สอบถามความต้องการของผู้ใช้ว่าจะต้องป้อนข้อมูลใดบ้างเข้าสู่ระบบ และผลลัพธ์ที่ได้ออก มาจากระบบว่าต้องการอะไรบ้าง สิ่งใดเป็นสิ่งที่ไม่จำเป็น และสิ่งใดสามารถช่วยให้ระบบมีประสิทธิภาพการทำงานสูงยิ่งขึ้น
4. วิเคราะห์และรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด
5. จัดกลุ่มข้อมูลที่ต้องการเก็บในระบบฐานข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของตาราง (Table) โดย พิจารณาจากความสัมพันธ์ว่าเป็นเรื่องเดียวกันหรือไม่
6. วิเคราะห์ข้อมูลแต่ละตาราง เพื่อกำหนดเขตข้อมูลหรือฟิลด์ข้อมูลให้ครบถ้วน
7. พิจารณาเขตข้อมูลหลักหรือฟิลด์หลัก (Primary Key) ของแต่ละตาราง
8. วิเคราะห์โครงสร้างข้อมูลที่ได้ตามหลักการ Normalization เพื่อให้ได้ตารางข้อมูลที่ มีโครงสร้างไม่ซับซ้อนและถูกต้อง
9. กำหนดชนิดข้อมูล (Data Type) ที่ต้องการจัดเก็บว่าอยู่ในรูปแบบใด
10. กำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูลในฐานข้อมูล (Relationship)
11. ออกแบบหน้าจอการใช้งาน
กฎการ Normalization
เป็น กฎที่ใช้ในการออกแบบตาราง เพื่อลดความซ้ำซ้อน แก้ไขตารางได้ง่าย และถ้าเปลี่ยนแปลงข้อมูล จะมีผลกระทบต่อข้อมูลอื่นน้อยที่สุด โดยทั่วไปแล้ว เราใช้กฎ
Normalization เพียง 3 ข้อก็เพียงพอในการออกแบบตารางโดยทั่วไปแล้วจากรายละเอียดทั้งหมด 4 ข้อดังนี้
1. กฎข้อที่ 1 (First Normal Form) กล่าวว่า จะต้องไม่มีเซลล์ใดในตารางที่มีค่าเกิน 1 ค่า ดังนั้นเราสามารถทำให้ตารางผ่านกฎข้อที่ 1 ได้โดยการแยกเซลล์ที่มีค่าเกินหนึ่งออกเป็นเรคอร์ดใหม่
2. กฎข้อที่ 2 (Second Normal Form) กล่าวว่า ตารางที่ผ่านกฎข้อที่ 2 จะต้องไม่มี แอตตริบิวต์ (Attribute) หรือ ฟิลด์ที่ไม่ใชคีย์หลักไปผสมหรือปนอยู่กับส่วนใดส่วนหนึ่งของคีย์หลัก จะต้องมีเฉพาะคีย์หลักเต็ม ๆ เท่านั้น ซึ่งจะผ่านกฎข้อนี้ จะต้องแยกฟิลด์เฉพาะออกมาสร้างตารางใหม่ แล้วใช้ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (One-to-Many)
3. กฎข้อที่ 3 ( Third Normal Form) กล่าวว่า ตารางที่ผ่านกฎข้อที่ 3 จะต้องไม่มี แอตตริบิวต์ใดที่ขึ้นกับแอตตริบิวต์อื่นที่ไม่ใช่คีย์หลัก การแก้ไขให้ผ่านกฎข้อนี้ ทำได้โดยแยกตารางออกมาสร้างตารางใหม่
4. กฎข้อที่ 4 ( Fourth Normal Form) กล่าวว่า ตารางที่ผ่านกฎข้อที่ 4 จะต้องไม่มี การขึ้นต่อกันแบบเชิงกลุ่ม (Multivalued Dependency) ซึ่งเป็นความสัมพันธ์แบบ Many-to-Many ภายในตารางเดียวกัน
ความสามารถของ Microsoft Access 2007
1. สร้างแอปพลิเคชั่นฐานข้อมูลต่าง ๆ
2. สามารถสร้างตาราง (Table) เก็บข้อมูล และออกแบบโครงสร้างของข้อมูลได้
3. มีเครื่องมือที่ช่วยในการสอบถามข้อมูล (Query) จากฐานข้อมูล และสามารถคำนวณหา ผลลัพธ์ได้อีกด้วย
4. มีเครื่องมือฟอร์ม (From) ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดการข้อมูลได้สะดวกและง่ายยิ่งขึ้น
5. สามารถสรุปรายงาน (Report) ออกมาเป็นรูปแบบต่าง ๆ
6. มีแม่แบบ (Template) และเครื่องช่วย (Wizard) ที่ช่วยในการสร้างฐานข้อมูลให้ สะดวกยิ่งขึ้น
7. สามารถนำข้อมูลเข้า (Import) จากฐานข้อมูลอื่น หรือส่งข้อมูลออก (Export) ไปยัง ฐานข้อมูลอื่นได้
8. สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลด้วย Windows SharePoint Services เพื่อแบ่งปัน ข้อมูล Access 2007 กับทุกคนในทีมโดยใช้ Windows SharePoint Services และ Access 2007 ทำให้เพื่อนร่วมทีมสามารถเข้าถึงข้อมูล แก้ไขข้อมูล และดูรายงานแบบเรียลไทม์ ซึ่งก็คือสามารถดูข้อมูลได้โดยตรงจากหน้าจอบนเว็บไซต์
คุณสมบัติใหม่ของ Access 2007
มีการปรับปรุงด้านหลัก ๆ 4 ด้านคือ
1. ใช้งานสะดวกยิ่งขึ้น โดยมีส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่ที่เรียกว่า “ริบบอน” หรือ “ริบบิ้น” (Ribbon)
2. การจัดการรูปแบบของไฟล์โดยสนับสนุนไฟล์ฟอร์แมตใหม่ 3 ชนิดคือ Microsoft Office Open XML, PDF และ XPS
3. ปรับปรุงการทำงานร่วมกันของโปรแกรมในชุด Microsoft Office
4. ปรับปรุงด้านความปลอดภัย
ความต้องการของระบบในการใช้งาน Access 2007
ความต้องการของระบบขั้นต่ำที่ไมโครซอฟต์ได้ระบุไว้ดังนี้
1. หน่วยประมวลผลกลาง (CPU) อย่างต่ำ 500 MHz
2. หน่วยความจำ (RAM) อย่างต่ำ 256 MB แนะนำ 512 MB
3. พื้นที่เก็บข้อมูล (Harddisk) 1.5 GB
4. ไดรฟ์ต่าง ๆ เช่น CD-ROM,DVD เป็นต้น
5. ความละเอียดในการแสดงผลของจอภาพ 1024 x 768 พิกเซล หรือสูงกว่า
6. ระบบปฏิบัติการ Microsoft Windows XP Service Pack2 หรือ Windows Server 2003 หรือระบบปฏิบัติการรุ่นใหม่กว่า
การวัดและประเมินผลการผ่านจุดประสงค์
ตอนที่1
1. ข. 6. ค.
2. ก. 7. ง.
3. ก. 8. ก.
4. ค. 9. ง.
5. ก. 10. ค.
ตอนที่2 แบบจับคู่
1. ช DBMS
2. จ Normalization
3. ซ Office Button
4. ญ Quick Access Toolbar
5. ฌ Ribbon
6. ก Navigation Pane
7. ค Document Window
8. ข Query
9. ง Macro
10. ฉ Module
ตอนที่3 แบบอัตนัย
1.จงอธิบายถึงความหมายของฐานข้อมูล
ตอบ กลุ่มของข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน และนำมาจัดเก็บในที่เดียวกัน
2.ระบบฐานข้อมูลมีประโยชน์อย่างไร
ตอบ 1.ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
2.ทำให้เกิดความสอดคล้องของข้อมูล
3.ควบคุมความถูกต้องของข้อมูล
4.สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้
5.มีความปลอดภัย
6.ขจัดความขัดแย้งในการใช้ข้อมูลร่วมกัน
7.ข้อมูลที่จัดเก็บมีความทันสมัย
3.ใน Microsoft Access 2007 ประกอบไปด้วยออบเจ็กต์อะไรบ้าง และมีหน้าที่อย่างไร
ตอบ1.Table คือ ตารางที่ใช้ในการเก็บข้อมูลทั้งหมด
2.Queries คือ ส่วนที่ช่วยค้นหาหรือสร้างแบบสอบถามข้อมูล
3.Forms คือ แบบฟอร์มในการทำงาน ใช้สำหรับจัดการกับข้อมูลแทนการจัดการในตาราง
4.Reports คือ ส่วนที่สร้างรายงานสรุปข้อมูล เพื่อนำเสนอข้อมูลในตาราง
5.Macros คือ ชุดคำสั่งการกระทำต่างๆที่นำมารวมกลุ่มกัน
6.Modules คือ โปรแกรมย่อยที่เขียนขึ้นด้วยภาษา VBA
4.จงอธิบายหลักการออกแบบฐานข้อมูลมาพอเข้าใจ
ตอบ 1.กำหนดวัตถุประสงค์ในการสร้างระบบฐานข้อมูล ว่าต้องการใช้จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใด
2. กำหนดวัตถุประสงค์ในการสร้างฐานข้อมูล ว่าต้องการใช้เพื่อทำอะไร และต้องการอะไรบ้าง จากระบบนี้
3. สอบถามความต้องการของผู้ใช้ว่าจะต้องป้อนข้อมูลใดบ้างเข้าสู่ระบบ และผลลัพธ์ที่ได้ออกมาจากระบบว่าอะไร
บ้างที่สามารถช่วยให้ระบบมีประสิทธิภาพการทำงานสูงยิ่งขึ้น
4. วิเคราะห์และรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด
5.จัดกลุ่มข้อมูลที่ต้องการเก็บในระบบฐานข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของตาราง (Table)
6. วิเคราะห์ข้อมูลแต่ละตาราง
7. พิจารณาเขตข้อมูลหลักหรือฟิลด์หลัก (Primary Key) ของแต่ละตาราง
8. วิเคราะห์โครงสร้างข้อมูลที่ได้ตามหลักการ Normalization
9. กำหนดชนิดข้อมูล (Data Type) ที่ต้องการจัดเก็บว่าอยู่ในรูปแบบใด
10. กำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูลในฐานข้อมูล (Relationship)
11. ออกแบบหน้าจอการใช้งาน
5.จงยกตัวอย่างระบบงานที่ควรนำระบบฐานข้อมูลเข้ามาใช้ พร้อมทั้งอธิบายเหตุผล
ตอบ งานทะเบียน เพราะว่าเป็นงานที่ทำเกี่ยวกับประวัติของพนักงานหรือนักเรียนทั้งหมด ซึ่งมีข้อมูลต่างๆ หลายอย่าง
ตอนที่4 โครงงาน ( Project )
1.โครงงานระบบการจัดเก็บข้อมูลนักเรียน
ตอบ
2.โครงงานระบบการขายสินค้า
ตอบ
แบบฝึกห้ดท้ายบทที่ 2
ตอนที่ 1 แบบปรนัย
1.ข้อใดกล่าวถึงความหมายของตาราง(Table)ได้ชัดเจนที่สุด
ตอบ ง. ออบเจ็กต์ที่เก็บข้อมูลในฐานข้อมูล
2.ข้อใดต่อไปนี้กล่าวผิด
ตอบ ง. Attachment เป็นชนิดข้อมูลสำหรับสร้างจุดเชื่อมโยงไปยังไฟล์
3.ฟิลด์(Field)หมายถึงอะไร
ตอบ ค. คอลัมน์
4.เรคคอร์ด(Record)หมายถึงอะไร
ตอบ ง. ข้อมูล
5.ชนิดข้อมูลแบบ(Text)สามารถเก็บข้อมูลได้กี่ตัวอักษร
ตอบ ค. 255
6.ถ้าต้องการกำหนดฟิลด์ในการเก็บข้อมูลจำนวนมากๆจะต้องเลือกชนิดข้อมูลแบบใด
ตอบ ก. Memo
7.มุมมองที่ใช้ในการสร้างตารางด้วยการออกแบบเองคือมุมมองใด
ตอบ ก. Design View
8.ชนิดความสัมพันธ์ของข้อมูลมีกี่แบบ
ตอบ ข. 3 แบบ
9.ข้อใดต่อไปนี้ ไม่สามารถ นำมาประกอบในการตั้งชื่อฟิลด์ข้อมูลได้
ตอบ ง. เครื่องหมายจุด(.)
10.ถ้าต้องการเรียงลำดับข้อมูลในตารางจากน้อยไปหามาก จะต้องใช้เครื่องมือใด
ตอบ ก. Ascending
ตอนที่ 2 ให้นักเรียนจับคู่ต่อไปนี้ให้ถูกต้อง
1. ฌ Field ก. กำหนดรูปแบบในการป้อนข้อมูล
2. ง Record ข. เก็บข้อมูลประเภทรูปภาพ
3. จ Memo ค. เรียงลำดับข้อมูลจากน้อยไปหามาก
4. ข OLE object ง. ข้อมูลในแนวแถว
5. ซ Currency จ. เก็บข้อมูลประเภทข้อมูลที่มีความยาวมากๆ
6. ญ Attachment ฉ. กำหนดรูปแบบแสดงข้อมูล
7. ก Input Mask ช. เรียงลำดับข้อมูลจากมากไปหาน้อย
8. ฉ Format ซ. เก็บข้อมูลที่เป็นตัวเลขทางการเงิน
9. ช Descending ฌ. ข้อมูลในแถวคอลัมน์
10. ค Ascending ญ. เก็บเอกสารและแฟ้มไบนารี่ทุกชนิดในฐานข้อมูล
ตอนที่ 3 แบบอัตนัย
1.จงอธิบายประโยชน์ที่ได้รับจากการสร้างตาราง
คือ การจัดการข้อมูลมีประสิทธิภาพสูง ผู้ใช้สามารถรับรู้ข้อมูลข่าวสารได้อย่างรวดเร็ว มีการจัดเป็นระเบียบ
2.จงบอกถึงคุณสมบัติในการเลือกฟิลด์ข้อมูลที่จะนำมาเป็นคีย์หลัก(Primary Key)
คือ ข้อมูลของแอททริบิวท์มีความเป็นหนึ่งเดียว(Uniqueness) ทุกแถวของตารางจะต้องไม่มีข้อมูลของแอททริบิวท์ที่เป็นคีย์หลักซ้ำกันเลย
ต้องประกอบด้วยจำนวนแอททริบิวท์ที่น้อยที่สุด()ที่จะสามารถใช้เจาะจงหรืออ้างอิงถึงแถวใดแถวหนึ่งในรีเลชันได้
3.อธิบายความแตกต่างในการสร้างตารางด้วยมุมมองการออกแบบ(Table Design)และมุมมองแผ่นตารางข้อมูล(Datasheet View)
คือ การสร้างตารางด้วยมุมมองการออกแบบ เป็นการกำหนดฟิลด์ข้อมูลของตาราง ชนิดข้อมูล และคุณสมบัติของฟิลด์แต่ละฟิลด์ แต่การสร้างตารางแผ่นตารางข้อมูลจะเป็นการป้อนข้อมูลที่จะเก็บไว้ในตาราง
4.จงบอกขั้นตอนในการสร้างตารางด้วยมุมมองการออกแบบว่ามีขั้นตอนอย่างไร
1.คลิกเข้าไปในโปแกรม Microsoft Access 2007 แล้วเลือกที่ฐานข้อมูลเปล่า กำหนดชื่อฐานข้อมูล กำหนดไฟล์ที่ต้องการจะเก็บข้อมูล แล้วกด สร้าง
2.คลิกเข้าไปที่เมนูมุมมองแล้ว เลือก เมนูการสร้างตารางด้วยมุมมองการออกแบบ
3.กำหนดชื่อของตาราง
4.กำหนดชื่อของเขตของข้อมูล
5.กำหนดชนิดของข้อมูล
6.กำหนดชื่อคำอธิบายแล้วกำหนดขนาดของขอบเขตข้อมูล
5.ในการสร้างตารางด้วยแม่แบบ(Template)มีข้อดีและข้อเสียอย่างไร
ข้อดี ข้อเสีย
ทำงานได้สะดวกและรวดเร็ว จะไม่ตรงต่อความต้องการทั้งหมดแต่เรา สามารถเปลี่ยนเองได้
แบบฝึกหัดบทที่ 4 การสร้างฟอร์ม (Form)
1.ความหมายของฟอร์ม (Form)
ตอบ คือ หน้าจอสำหรับติดต่อกับผู้ใช้งาน ที่สร้างขึ้นมาเพื่อนช่วยให้ผู้ใช้ทำงานกับข้อมูลในตารางได้สะดวกกว่าการใช้มุมมองแผ่นตารางข้อมูล (Datasheet View) และยังช่วยเพิ่มความสวยงามให้กับแอปพลิเคชั่นที่ได้สร้างขึ้นมาอีก
2.ประเภทของฟอร์มมีกี่แบบ อะไรบ้าง
ตอบ มี 5 แบบ คือ
1.ฟอร์มแบบคอลัมน์ (Columnar Form) หรือฟอร์มเดี่ยว ซึ่งเป็นฟอร์มที่แสดงข้อมูล หนึ่งเรดคอร์ดต่อหนึ่งหน้าของฟอร์ม
2.ฟอร์มแบบตาราง(Tabular Form) เป็นฟอร์มที่แสดงข้อมูลทุกเรดคอร์ด
3.ฟอร์มแบบแผ่นตารางข้อมูล (Datasheet Form) เป็นฟอร์มที่แสดงทุกเรดคอร์ดในลักษณะแผ่นตาราง เช่นเดียวกับตาราง (Table)
4.ฟอร์มแบบตารางสรุปข้อมูลหลายมิติ(Pivot Table Form) เป็นฟอร์มที่ใช้แสดงข้อมูลหลายมิติหรือหลายฟิลด์ ทำให้สามารถดูข้อมูลได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น
5.ฟอร์มแบบแผนภูมิสรุปข้อมูลหลายมิติ(Pivot Chart Form) เป็นฟอร์มที่ใช้แสดงข้อมูลในลักษณะแผนภูมิ ซึ่งสามารถดูข้อมูลได้หลายฟิลด์ที่ต้องการ
3.มุมมองของฟอร์มมีกี่มุมมอง อะไรบ้าง
ตอบ 3 มุมมอง คือ
1.มุมมองเค้าโครง (Layout View) เป็นมุมมองใหม่ที่เพิ่มเข้ามาใน Access 2007 ซึ่งคล้ายกับมุมมองการออกแบบตรงที่สามารถจัดรูปแบบของฟอร์มได้ในบางส่วน เช่น การกำหนดสี ปรับขนาดอักษร ปรับขนาดฟิลด์ เป็นต้น แต่แสดงข้อมูลคล้ายในมุมมองฟอร์ม
2.มุมมองการออกแบบ (Design View) เป็นมุมมองสำหรับสร้างและออกแบบฟอร์ม
3.มุมมองฟอร์ม (Form View) เป็นมุมมองในการแสดงผลข้อมูลและใช้งานฟอร์ม ซึ่งไม่สามารถแก้ไขฟอร์มได้
4.เครื่องมือที่ใช้ในการจัดรูปแบบฟอร์มมีอะไรบ้าง
ตอบ 10 รูปแบบ คือ
1. ปุ่ม Form (ฟอร์มแบบคอลัมน์) เป็นคำสั่งแสดงข้อมูลทีละ 1 เรคคอร์ด
2. ปุ่ม Split Form (ฟอร์มแยก) สามารถเห็น 2 มุมมองในเวลาเดียวกัน คือมุมมองฟอร์มและมุมมองแผ่นตารางข้อมูล แสดงรายการของเรคคอร์ดทั้งหมด
3. ปุ่ม Multiple Items (หลายรายการ) สร้างฟอร์มแบบตาราง
4. ปุ่ม PivotChart เป็นการสร้างแผนภูมิ เพื่อสรุปผลข้อมูลแบบหลายมิติ
5. ปุ่ม From Wizard (ฟอร์มเพิ่มเติม-->ตัวช่วยสร้างฟอร์ม) ใช้เครื่องมือช่วยสร้างฟอร์มที่ เรียกว่า วิซาร์ด ทำให้การสร้างฟอร์มง่ายและเร็วยิ่งขึ้น
6. ปุ่ม Datasheet (แผ่นข้อมูล) สร้างฟอร์มในรูปแบบแผ่นตารางข้อมูล แสดงได้หลายเรคคอร์ดต่อ 1 หน้า สะดวกในการใช้งานกับแป้นพิมพ์ แต่ไม่สามารถสร้างปุ่มคำสั่งบนฟอร์มได้
7. ปุ่ม Modal Dialog (กล่องโต้ตอบ) สร้างฟอร์มในลักษณะไดอะล็อกบ็อกซ์ มีการกำหนดคุณสมบัติแบบ Popup และมีปุ่มในการทำงานให้อัตโนมัติ
8. ปุ่ม PivotTable สำหรับสร้างตารางสรุปข้อมูล
9. ปุ่ม Blank Form (ฟอร์มเปล่า) สร้างฟอร์มเปล่าด้วยการออกแบบเอง จะเข้าสู่การสร้างในมุมมองเค้าโครง(Layout View)
10. ปุ่ม Form Design (ออกแบบฟอร์ม) สร้างฟอร์มเปล่าด้วยการออกแบบเอง
แบบฝึกหัด บทที่ 5
การสร้างรายงาน (REPORT)
ตอนที่ 1 แบบปรนัย
1. ข้อใดต่อไปนี้ไม่ได้จัดอยู่ในประเภทของรายงาน
ตอบ ง. Chat
2. มุมมองของรายงานที่เพิ่มเข้ามาใหม่ใน Access 2007 คือมุมมองใด
ตอบ ก. Layout View
3. Page Footer คือส่วนใด
ตอบ ค.ส่วนที่ต้องการแสดงผลข้อมูลให้ปรากฏอยู่ที่ส่วนท้ายของทุกๆหน้ารายงาน
4 หลังจากแทรกชื่อเรื่อง(Title)ของรายงานแล้ว จะแสดงพื้นที่ส่วนใดของรายงานให้อัตโนมัติ
ตอบ ง.ถูกทุกข้อ
5. ผลลัพธ์ในการสร้างรายงานแบบอัตโนมัติจะมีลักษณะของรายงานเป็นแบบใด
ตอบ ง. Label
6. ถ้าต้องการสร้างรายงานโดยให้มีการจัดกลุ่มของข้อมูลด้วย จะต้องสร้างรายงานด้วยวิธีใด
ตอบ ง. ถูกทุกข้อ
7. ถ้าต้องการสรุปข้อมูลในรายงานโดยให้แสดงอยู่ที่ส่วนท้ายสุดของรายงานจะต้องกำหนดที่ตำแหน่งใด
ตอบ ข. Page Footer
8. ในการป้อนข้อมูลสูตรฟังก์ชั่นจะต้องใช้เครื่องมือใด
ตอบ ข. Text box
9. ฟังก์ชั่นใดที่ใช้ในการหาค่าเฉลี่ยของข้อมูล
ตอบ ง. Avg
10. ข้อใดต่อไปนี้เป็นการเขียนสูตรฟังก์ชั่นในการหาผลรวมของฟิลด์เงินเดือน
ตอบ ข.= Sum ([Salary])
ตอนที่ 2 จับคู่
1. ฌ Columnar Report ก.ส่วนในการแสดงฟิลด์ข้อมูลที่ดึงมาจากตาราง
2. จ Tabular Report ข.รายละเอียดในส่วนหัวรายงานที่แสดงในหน้าแรก
3. ฉ Label Report ค.แสดงเลขหน้าปัจจุบัน
4. ญ Page Header ง.รวมข้อมูลทั้งหมด
5. ข Report Header จ.แสดงข้อมูลทุกเรคอร์ดใน 1 หน้ารายงาน
6. ก Detail ฉ.พิมพ์ป้ายฉลากติดซองจดหมาย
7. ช Pages ช.แสดงเลขหน้าทั้งหมด
8. ค Page ซ.แสดงข้อมูลโดยเรียงฟิลด์แต่ละเรคคอร์ดจากบนลงล่าง
9. ง Sum ฌ.นับจำนวนทั้งหมด
10. ซ Count ญ.รายละเอียดในส่วนหัวรายงานที่แสดงทุกหน้าของรายงาน
ตอนที่ 3 แบบอัตนัย
1. การสร้างรายงานมีกี่แบบ อะไรบ้าง และแต่ละแบบมีประโยชน์อย่างไร
ตอบ มี 3 แบบ คือ
1. รายงานแบบคอลัมน์ (Columnar Report) เรียงฟิลด์แต่ละเรคคอร์ดจากบนลงล่างทีละ 1 เรคคอร์ด
2. รายงานแบบตาราง (Tabular Report) แสดงแบบแถวและคอลัมน์ แสดงข้อมูลทุกเรคคอร์ดใน 1 หน้ารายงาน
โดยเรียงจากซ้ายไปทางขวาของรายงาน
3. รายงานแบบป้ายชื่อ (Label Report) สำหรับพิมพ์ป้ายฉลากต่าง ๆ เช่น ฉลากติดซองจดหมาย เป็นต้น
2. จงบอกถึงส่วนประกอบของรายงาน และแต่ละส่วนมีหน้าที่อะไร
ตอบ 1. Report Header คือ พื้นที่ในส่วนหัวของรายงาน เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงข้อความหรือรายละเอียดที่ต้องการแสดงในหน้าแรกของรายงานเท่านั้น เช่น โลโก้ของรายงาน แสดงชื่อรายงาน เป็นต้น
2.Page Header คือ พื้นที่ในส่วนหัวของหน้ากระดาษ เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงข้อความหรือรายละเอียดที่ต้องการแสดงในทุกๆหน้าของรายงาน เช่น แสดงชื่อกำกับฟิลด์(รายงานแบบตาราง) แสดงเลขหน้าเป็นต้น
3. Detail คือ พื้นที่ในการแสดงข้อมูลที่ดึงมาจากฐานข้อมูล ทั้งในตารางและในแบบสอบถามข้อมูล
4. Page Footer คือ พื้นที่ในส่วนท้ายของกระดาษ เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงข้อความ
หรือรายละเอียดที่ต้องการแสดงในทุกๆหน้าของรายงาน เช่น แสดงเลขหน้า เป็นต้น
5. Report Footer คือ พื้นที่ในส่วนท้ายของรายงาน เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงข้อความหรือรายละเอียดที่ต้องการแสดงในหน้าสุดท้ายของรายงานเท่านั้น เช่น แสดงผลการคำนวณ แสดงวันที่จัดพิมพ์ เป็นต้น
3. จงอธิบายขั้นตอนการสร้างรายงานแบบ Report Wizard
ตอบ 1. คลิกที่แท็บ Create
2.คลิกเลือก Report Wizard ในกลุ่มของ Reports
3.เลือกตารางหรือแบบสอบถามข้อมูลที่ต้องการนำมาสร้างรายงาน
4.คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการ แล้วคลิกปุ่ม > เพื่อเลือกทีละฟิลด์ หรือคลิกปุ่ม >> เพื่อนเลือกฟิลด์ทั้งหมด
5.แล้วคลิกปุ่ม Next>
6.เลือกข้อมูลที่ต้องการแสดงรายละเอียด
7.แล้วคลิกปุ่ม Next>
8.เลือกฟิลด์ที่ต้องการ แบ่งกลุ่มข้อมูล แล้วคลิกที่ปุ่ม >เพื่อเลือกฟิลด์
9.แล้วคลิกปุ่ม Next>
10.เลือกฟิลด์ที่ต้องการเรียงลำดับ ถ้าต้องการเรียงลำดับข้อมูลจากน้อยไปหามากให้คลิกที่ปุ่ม Ascendingและคลิกที่ปุ่มDescending ถ้าต้องการเรียนจากมากไปหาน้อย
11.แล้วคลิกปุ่ม Next>
12. เลือกรูปแบบตำแหน่งการจัดวางรายงานที่ Layoutและที่Orientationเลือกแนวกระดาษเลือก Portraitสำหรับแนวตั้งและ Landscape สำหรับแนวนอน
13.แล้วคลิกปุ่ม Next>
14.เลือกสไตล์หรือรูปแบบรายงานที่ต้องการ
15.แล้วคลิกปุ่ม Next>
16.ตั้งชื่อรายงานที่ต้องการ และเลือกการแสดงผลรายงานในมุมมองตัวอย่างก่อนพิมพ์หรือมุมมองในการแก้ไขรายงาน
17.แล้วคลิกปุ่ม Finish
4.อธิบายขั้นตอนการสร้างรายงานแบบ Label Wizard
ตอบ 1. คลิกที่แท็บ Create
2.เลือกตารางหรือแบบสอบถามข้อมูลที่ต้องการนำมาสร้างเลเบล
3.คลิกที่ปุ่ม Labelsในกลุ่มของ Reports จากนั้นจะแสดงหน้าจอให้เลือกขนาดของเลเบล
4.เลือกขนาดของแถบที่ต้องการ ซึ่งถ้าหารต้องการกำหนดขนาดของเลเบลใหม่ให้คลิกที่ปุ่ม Customize แล้วกำหนดขนาดใหม่
5.แล้วคลิกปุ่ม Next>
6.กำหนดรูปแบบที่ต้องการแสดง
7.แล้วคลิกปุ่ม Next>
8.คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดงในเลเบล โดยคลิกปุ่ม > เพื่อเลือกข้อมูล ซึ่งถ้าหากต้องการเว้นวรรคในแต่ละฟิลด์ ให้กดปุ่ม Spacebar ที่แป้นพิมพ์ และถ้าต้องการขึ้นบรรทัดใหม่ก็สามารถกดปุ่ม Enterได้
9.แล้วคลิกปุ่ม Next>
10.เลือกฟิลด์ที่ต้องการเรียงลำดับข้อมูลใน เลเบล โดยคลิกปุ่ม > เพื่อเลือกฟิลด์ข้อมูล
11.แล้วคลิกปุ่ม Next>
12.ตั้งชื่อรายงานและเลือกการแสดงผล เลเบล ในมุมมองตัวอย่างก่อนพิมพ์หรือมุมมองในการแก้ไขเลเบล
13.แล้วคลิกปุ่ม Finish
5.จงบอกถึงข้อดีและข้อเสียของรายงานแบบอัตโนมัติ
ตอบ ข้อดี ข้อเสีย
-สะดวกรวดเร็ว - ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในตารางได้ในขณะที่พิมพ์ออกมาได้แบบฟอร์ม
-สามารถคำนวณข้อมูลได้
-สามารถพิมพ์ออกมาได้
บทที่6
ตอนที่ 1
1.เราสามารถนำข้อมูลจากโปรแกรมใดเข้ามาใน Access ได้
ง.ถูกทุกข้อ
2.เราสามารถส่งออกข้อมูล Access ไปไว้ยังโปรแกรมประเภทใดได้บ้าง
ง.ถูกทุกข้อ
3.ข้อใด กล่าวผิด ในเรื่องการเชื่อมโยงตารางข้อมูล
ค.การเชื่อมโยงตารางข้อมุล
4.ในการบีบอัดฐานข้อมูลจะต้องใช้คำสั่งใด
ก.Compact and Repair Database
5.ข้อใดต่อไปนี้ กล่าวผิด
ข.การกำหนดรหัสผ่านให้ฐานข้อมูลควรเปิดฐานข้อมูลแบบ Only
6.หากต้องการกำหนดรหัสผ่านให้กับฐานข้อมูลจะต้องใช้คำสั่งใด
ก.Encrypt with Password
7.ถ้าต้องการยกเลิกรหัสผ่านให้กับฐานข้อมูลจะต้องใช้คำสั่งใด
ข.Decrypt Database
8.การดูตัวอย่างก่อนพิมพ์สามารำทำได้ ยกเว้นข้อใด
ค.คลิกเลือกมุมมอง Print Preview ในฟอร์ม
9.ถ้าต้องการกำหนดขนาดของกระดาษเป็นแนวนอนจะต้องใช้คำสั่งใด
ข.Landspace
10.ถ้าเข้าสู่การพิมพ์เอกสารสามารถทำได้โดย
ง.ถูกทุกข้อ
ตอนที่ 2
1.Import Database à ฉ.นำข้อมูลจาก Excel เข้ามาในโปรแกรม
2.Export Database à ข.นำข้อมูลจากAccessไปไว้ในExcel
3.compact and repair database à ฌ.ทำให้ฐานข้อมูลมีขนาดเล็กลง
4. Encrypt with Database à ช.กำหนดรหัสผ่านให้กับฐานข้อมูล
5. Decrypt Database à ซ.ยกเลิกรหัสผ่านให้กับฐานข้อมูล
6.Landpace à จ.กำหนดกระดาษในแนวนอน
7.Portrain à ญ.กำหนดกระดาษในแนวตั้ง
8.Margins à ก.กำหนดขอบกระดาษ
9.Size à ง.กำหนดขนาดของกระดาษ
10.PrintPreview à ค.ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์เอกสาร
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น